外資系企業の秘書の求人

秘書は、一般的に華やかなイメージを持たれることが多い職種の1つですが、外資系企業の秘書に転職した場合、具体的にどのような業務に従事することになるのでしょうか?ここでは、秘書の業務内容や求められる人材像・資格について詳しく解説しています。

秘書の業務内容と年収

秘書の業務内容を一言で言えば「雑務」です。誰よりも早く出社し早朝ミーティングの準備を行ったり、担当する役員・マネジャーに代わって電話応対やメールチェックを行ったり、重要な会談や会食に同席したりと、業務内容は多岐に渡ります。また、担当する役員やマネジャーのスケジュールに合わせて業務を行うことが基本となるため、残業や休日出勤は多くなりがちであり、自身で自由に業務をコントロールすることは難しいと言えます。

よって、一概に秘書の業務内容を定義することはできないため、転職にあたっては面接の際などに具体的な業務内容を確認しておくことが重要です。また、外資系企業の秘書の一般的な年収は400万円~600万円となっており、業務内容によっては割に合わないと感じることもありますので、給与に関しても事前にしっかりと確認をしておきましょう。

秘書に求められる人材要件

上述の通り、秘書の業務内容は多岐に渡るため、求められる人材要件は細かく設定されています。その中でも、特に求められることの多い2つの人材要件を紹介します。

1.秘書としての実務経験

秘書の業務量は多く、また自身で自由にコントロールしづらいものであるため、短時間で様々な業務を処理する能力を強く求められます。よって、転職にあたっては、少なくとも3年以上の秘書としての実務経験を求められます。また、外国人との協業経験や日常的に英語を使った業務経験は高く評価されるため、転職活動を有利に進めることができます。

2.高いコミュニケーション能力

秘書の業務は、経営上極めて重要なステークホルダーが対象となることが多いため、特に高いコミュニケーション能力を求められます。具体的には、齟齬なく意思疎通を図る力(論理的思考力や英語力)・豊富な教養(異文化への理解など)・高いレベルのビジネスマナーや接遇、といった能力が重視されます。

秘書への転職を有利にする資格

外資系企業の秘書は職種として人気が高いため、所定の資格やスキルを有しているかどうかが転職活動の成功を左右しますので、下記の資格を取得することを強くおすすめします。

1.英語能力(TOEIC)

外資系企業の日本法人の秘書として働く場合、外国人付けなのか日本人付けなのかによって求められる英語能力は異なりますが、大半の外資系企業はTOEICのスコアを人材要件として定めています。

外国人付けの秘書の場合、ネイティブレベルの英語力が求められ、また英語の使用頻度も極めて高いため、最低でもTOEICスコア800点以上を求められ、900点以上あれば転職活動をかなり有利に進めることができます。また、日本人付けの秘書の場合、求められる英語力のレベルは下がりますが、とは言えTOEICスコア700点以上は最低でも必要です。

2.秘書検定

秘書検定は、公益財団法人実務技能検定協会が実施している検定であり、秘書に必要とされる「資質」「職務知識」「一般知識」「マナー・接遇」「技能」の5つが審査対象となる、日本で最もメジャーな秘書に関する資格です。3級~1級までのランク分けがなされており、最もランクの高い秘書検定1級の資格を有していれば、かなり有利に転職活動を進めることができ、最低でも2級は取得しておきたいところです。

また、以下の国際秘書検定や米国公認秘書資格などの秘書に関する資格もありますが、外資系企業の日本法人の秘書へ転職するにあたって秘書検定の資格は高く評価されますので、取得を強くおすすめします。

3.国際秘書検定(CBS)

国際秘書検定(CBS)は、一般社団法人日本秘書協会が実施している検定であり、日本語・英語の両方を使って秘書業務に従事できる人材の育成を目的としています。極めて難易度の高い検定であり、秘書としての実務経験と2年~3年程の学習が必要となるため、既に秘書への転職活動を進めている方には取得の難しい資格と言えます。

国際秘書検定(CBS)は、外資系企業の提示する人材要件の必須要件となることはほとんどありませんが、秘書としての高いスキルを客観的に示す資格であるため、転職活動に有利に働くことは間違いありません。

4.米国公認秘書資格(CAP/旧CPS)

米国公認秘書資格(CAP/旧CPS)は、世界最大のプロフェッショナル認定団体であるIAAPが実施しているテストであり、秘書の知識や実務能力に加えて、経営管理に必要なITの知識と英語でのビジネスコミュニケーション能力が審査の対象となります。

米国公認秘書資格(CAP/旧CPS)は、プレMBAとも呼ばれる取得の難しい資格であるため、秘書向けの資格というよりも、経営のスペシャリスト向けの資格と言えます。よって、外資系企業の秘書に転職するにあたって、必須の人材要件とはならず、また資格ホルダーが秘書として働くことも稀であるため、取得すべき資格ではありません。

外資系企業の秘書への転職に強い転職エージェント

外資系企業の秘書へ転職するにあたっては、求人情報はもちろんのこと、個別企業の経営スタイルや事業戦略、企業風土、人事評価制度、報酬体系など、事前の情報収集が非常に大事です。また、企業ごとの職務経歴書のポイントや面接通過のポイントなどの情報についても、事前におさえておきたいところです。一人で情報収集をするのは限界がありますので、外資系に強い下記転職エージェントを活用して情報を効率的に集めましょう。

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上記の転職エージェントでは、一般の転職市場では出回っていない非公開の求人情報にリーチすることもできますので、ぜひ転職エージェントを活用してアドバイスを受けることをおすすめします。

外資系企業の秘書への転職を成功させるために

外資系企業の秘書は人気が高く、秘書としての実務経験や実績・英語での高いコミュニケーション能力や各種資格の取得など、求められる人材要件が厳しいため、転職を成功させるためには様々な工夫と努力が必要です。

また、タイミングによっては求人数が極めて少ない場合もありますので、ある程度の長期間を転職活動期間として設定し、じっくりと腰を据えて自己研鑽を行いながら転職先を探すことをおすすめします。

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